Datenschutzerklärung
Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO
Vor dem Start rechtlich prüfen lassen. Dieser Text beschreibt die Verarbeitungen, die VLM Manager technisch tatsächlich durchführt. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Sobald weitere Dienste angebunden werden – Zahlungsanbieter, Kartendienst, Push-Benachrichtigungen –, muss er ergänzt werden.
1. Verantwortlicher
Daniela Seebald
Storchenweg 11, 33335 Gütersloh, Deutschland
Telefon: +49 (0) 5209 9199798
E-Mail: info@vlm-manager.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen nach § 38 BDSG nicht vorliegen.
2. Zwei Rollen, zwei Verantwortlichkeiten
VLM Manager ist eine Software für Unternehmen der Verkehrssicherung. Datenschutzrechtlich sind zwei Bereiche zu unterscheiden:
- Website und Vertragsverhältnis: Für die Landingpage, die Registrierung und die Abwicklung des Vertrags sind wir Verantwortlicher. Dafür gilt diese Erklärung.
- Inhalte in der Anwendung: Die Daten, die ein Kunde in seinem Mandanten erfasst – Projekte, Kunden, Beschäftigte, Nachweise –, verarbeiten wir ausschließlich in seinem Auftrag. Verantwortlicher ist dort der Kunde. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag, der bei der Registrierung geschlossen wird. Dazu gehören auch die Standortdaten, die bei Kontrollfahrten anfallen können – siehe Abschnitt 13.
- Anfragen an ein Unternehmen: Wer über das Anfrageformular eines Unternehmens eine Baustellenabsicherung anfragt, richtet seine Angaben an dieses Unternehmen, nicht an uns. Verantwortlicher ist auch dort der Kunde – siehe Abschnitt 14.
3. Aufruf der Website
Beim Aufruf werden vom Webserver Protokolldaten erfasst: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, Herkunftsseite sowie Browser- und Betriebssystemkennung.
| Zweck | Auslieferung der Seite, Betriebssicherheit, Abwehr von Angriffen |
|---|---|
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb |
| Speicherdauer | Serverprotokolle werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht |
4. Registrierung und Kundenkonto
Bei der Registrierung erheben wir:
- Firmenname, Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer
- Name, E-Mail-Adresse und optional Telefonnummer der registrierenden Person
- ein von Ihnen gewähltes Passwort, das ausschließlich als Streuwert gespeichert wird
- Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung Ihrer Zustimmung zu Nutzungsbedingungen, Datenschutzerklärung und Auftragsverarbeitungsvertrag
| Zweck | Bereitstellung des Zugangs, Rechnungsstellung, Nachweis der Einwilligungen |
|---|---|
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Nachweispflichten) |
| Speicherdauer | Für die Dauer des Vertrags. Danach bis zum Ablauf der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren |
Die Angabe der Anschrift und einer Steuerkennung ist erforderlich, weil wir zur ordnungsgemäßen Rechnungsstellung verpflichtet sind. Ohne diese Angaben kann kein Vertrag geschlossen werden.
5. Bestätigung der E-Mail-Adresse
Nach der Registrierung senden wir einen einmaligen Bestätigungslink an die angegebene Adresse. Erst danach wird der Zugang freigeschaltet. So ist ausgeschlossen, dass ein Konto auf eine fremde Adresse angelegt wird. Zeitpunkt der Bestätigung sowie der Versand werden protokolliert.
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO |
|---|---|
| Speicherdauer | Der Link verfällt nach sieben Tagen; der Versandnachweis wird für die Dauer des Vertragsverhältnisses aufbewahrt |
6. Anmeldung und Sitzungen
Nach dem Anmelden erhält Ihr Gerät ein Sitzungsmerkmal, das im lokalen Speicher des Browsers abgelegt wird. In unserer Datenbank liegt davon nur ein Streuwert, dazu Zeitpunkt, IP-Adresse und eine grobe Gerätebezeichnung. Damit lassen sich fremde Anmeldungen erkennen und einzeln beenden.
Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden gezählt, um das Durchprobieren von Passwörtern zu bremsen. Diese Zähler werden nach 24 Stunden gelöscht.
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 32 DSGVO |
|---|---|
| Speicherdauer | Sitzungen verfallen nach 30 Tagen ohne Nutzung |
Über die genannten Merkmale hinaus setzen wir keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken ein. Eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist deshalb nicht erforderlich, da die Speicherung für den von Ihnen angeforderten Dienst unbedingt erforderlich ist.
7. Aktivitätenprotokoll
Sicherheitsrelevante Vorgänge – Anmeldung, Abmeldung, Anlegen und Ändern von Benutzern, Änderungen an Firmenstammdaten – werden mit Zeitpunkt, handelnder Person und IP-Adresse protokolliert. Das Protokoll dient der Nachvollziehbarkeit gegenüber unseren Kunden und der Aufklärung von Sicherheitsvorfällen.
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Art. 32 Abs. 1 DSGVO |
|---|---|
| Speicherdauer | In der Regel 12 Monate |
8. Systemnachrichten per E-Mail
Wir versenden E-Mails, die für den Betrieb erforderlich sind: Bestätigung der Adresse, Zurücksetzen des Passworts, Einladungen, Hinweise zur Testphase und zur Abrechnung. Empfänger, Betreff, Zeitpunkt und Erfolg der Übergabe an den Mailserver werden protokolliert, damit sich nachvollziehen lässt, ob eine Nachricht unser Haus verlassen hat.
Ein Werbe-Newsletter wird nicht versendet.
9. Hosting
Die Anwendung und die Datenbank laufen bei:
ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich
Inhaber: René Münnich
Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland
Die Server stehen in Deutschland. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.
10. Schriftarten
Die Oberfläche bindet die Schriftart Inter über Google Fonts ein. Dabei wird die IP-Adresse Ihres Geräts an Google übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Empfehlung: Die Schriftart lässt sich mit geringem Aufwand lokal ausliefern. Dann entfällt diese Übermittlung vollständig und der Abschnitt kann gestrichen werden.
11. Empfänger der Daten
Eine Weitergabe erfolgt nur an den genannten Hostinganbieter sowie, soweit erforderlich, an Steuerberatung und Rechtsverfolgung. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt. Ein Verkauf von Daten findet nicht statt.
12. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf
- Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
Wenden Sie sich dafür an die oben genannten Kontaktdaten. Betreffen Ihre Daten Inhalte innerhalb eines Kundenmandanten, richten Sie das Anliegen bitte an den jeweiligen Kunden – dort liegt die Verantwortlichkeit. Wir leiten solche Anfragen weiter.
Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Zuständig für uns ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.
13. Standortdaten bei Kontrollfahrten
Wer eine Arbeitsstelle an einer Straße absichert, muss sie regelmäßig kontrollieren und die Kontrolle nachweisen können. VLM Manager kann zu einer Kontrollfahrt den Standort des verwendeten Geräts festhalten, damit der Nachweis belegt, dass die Kontrolle vor Ort stattgefunden hat.
Verantwortlich dafür ist nicht wir, sondern das Unternehmen, das die Software einsetzt. Es handelt sich um Inhalte in der Anwendung im Sinne von Abschnitt 2; wir verarbeiten sie ausschließlich im Auftrag auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags. Beschäftigte, deren Standort dabei erfasst wird, wenden sich mit Auskunfts- und Löschverlangen an ihren Arbeitgeber.
Technisch gilt:
- Bei einer gewöhnlichen Kontrolle wird der Standort nur im Moment des Festhaltens ermittelt.
- Ist für eine Arbeitsstelle eine Strecke mit Kontrollpunkten hinterlegt – nötig bei Baustellen über mehrere Kilometer –, läuft die Ortung während der Kontrollfahrt fortlaufend, damit die Punkte beim Vorbeifahren abgehakt werden können. In der nativen Kontroll-App auch bei ausgeschaltetem Bildschirm; sie zeigt währenddessen dauerhaft eine Benachrichtigung an. Die Ortung beginnt mit dem Öffnen der Kontrollfahrt und endet, sobald diese festgehalten oder verlassen wird.
- Die Fahrtstrecke wird dabei nicht gespeichert. Aus den Positionen wird ausschließlich errechnet, ob ein Kontrollpunkt erreicht ist; gespeichert wird nur, welcher Punkt wann erreicht wurde und wie nah das Gerät dabei war. Es entsteht kein Bewegungsprofil und keine Nachverfolgung zwischen zwei Kontrollfahrten.
- Die Abfrage setzt die Freigabe im Browser voraus. Wird sie verweigert oder liefert das Gerät keinen Standort, wird die Kontrolle trotzdem gespeichert – mit dem Vermerk, dass kein Standort vorliegt. Ein Erzwingen findet nicht statt.
- Gespeichert werden Koordinaten, die vom Gerät gemeldete Genauigkeit und der Abstand zur Arbeitsstelle. Sie gehören zum Kontrollnachweis und werden mit diesem aufbewahrt.
- Fotos zu einer Kontrolle werden beim Hochladen neu erzeugt. Aufnahmezeitpunkt und ein in der Kamera hinterlegter Aufnahmeort werden dabei ausgelesen und zum Nachweis gespeichert; sonstige eingebettete Daten gehen verloren.
Hinweis für Unternehmen, die VLM Manager einsetzen: Die Erfassung von Standortdaten Beschäftigter ist mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), sofern ein Betriebsrat besteht. Das gilt erst recht für die fortlaufende Ortung während einer Kontrollfahrt und für den Einsatz der nativen App mit Hintergrund-Standort. Sie sind außerdem verpflichtet, Ihre Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO über diese Verarbeitung zu unterrichten und Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten entsprechend zu führen. Prüfen Sie vor der Nutzung, ob Sie sich auf § 26 BDSG stützen können oder eine andere Rechtsgrundlage benötigen.
14. Projektanfragen über das Anfrageformular
Unternehmen, die VLM Manager einsetzen, können auf ihrer eigenen Website einen Knopf
einbauen, über den eine Baustellenabsicherung angefragt werden kann. Das Formular
liegt unter vlm-manager.de/anfrage/ und ist für jedes
Unternehmen eine eigene Adresse.
Verantwortlicher ist das Unternehmen, an das Sie Ihre Anfrage richten – erkennbar am Namen und am Logo über dem Formular. Wir stellen dafür nur die Technik bereit und verarbeiten Ihre Angaben ausschließlich in dessen Auftrag; es handelt sich um Inhalte in der Anwendung im Sinne von Abschnitt 2. Auskunft, Berichtigung und Löschung verlangen Sie deshalb dort, nicht bei uns. Leiten Sie ein solches Verlangen dennoch an uns, geben wir es an das betreffende Unternehmen weiter.
Erhoben wird, was Sie in das Formular eintragen:
- Zu Ihrer Person: Ansprechpartner, E-Mail-Adresse und – falls angegeben – Firma, Telefonnummer, Anschrift und Ihre eigene Projektnummer. Pflicht sind nur Ansprechpartner und E-Mail-Adresse.
- Zur Maßnahme: Anschrift der Arbeitsstelle, Zeitraum, Art der Arbeiten, betroffene Verkehrsflächen, Angaben zu einer Halteverbotszone sowie Ihre Beschreibung. Diese Angaben beziehen sich auf die Baustelle, nicht auf Sie.
- Technisch: IP-Adresse sowie eine grobe Gerätekennung (Betriebssystem und Browser, etwa „Windows · Chrome“) im Zeitpunkt des Absendens.
- Zur Einwilligung: Zeitpunkt und Fassung des Hinweises, dem Sie beim Absenden zugestimmt haben.
| Zweck | Bearbeitung Ihrer Anfrage, Rückfragen, Erstellung eines Angebots; IP-Adresse und Gerätekennung zusätzlich zur Abwehr missbräuchlicher Einsendungen |
|---|---|
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin; für die Abwehr von Missbrauch Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Speicherdauer | Bis zur Erledigung der Anfrage und darüber hinaus so lange, wie das Unternehmen sie aufbewahrt; entsteht daraus ein Auftrag, gelten dessen handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen |
Zum Ablauf im Einzelnen:
- Nach dem Absenden erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail mit einer Vorgangsnummer und einem achtstelligen Zugangscode. Damit sehen Sie den Stand Ihrer Anfrage, können Unterlagen nachreichen und Rückfragen beantworten. Das Unternehmen erhält gleichzeitig eine Benachrichtigung.
- Es ist ein Code für den ganzen Vorgang – er gilt auch für ein späteres Angebot. Das Unternehmen kann ihn einsehen und Ihnen noch einmal zuschicken, wenn Sie ihn verlieren; auf Wunsch wird er durch einen neuen ersetzt, der bisherige gilt dann nicht mehr. Wer den Code hat, sieht genau diesen einen Vorgang und sonst nichts – behandeln Sie ihn dennoch vertraulich.
- Der Zugang gilt 90 Tage und verlängert sich, solange an Ihrem Vorgang gearbeitet wird; ist ein Ende der Maßnahme bekannt, reicht er bis 90 Tage darüber hinaus. Rührt sich drei Monate lang nichts, läuft er aus. Ihr Vorgang ist dann über diesen Weg nicht mehr einsehbar; die Anfrage selbst bleibt beim Unternehmen gespeichert.
- Unterlagen – Lagepläne, Skizzen, Fotos – können Sie erst nachreichen, nachdem Sie Ihren Vorgang mit dem Zugangscode geöffnet haben. Das offene Formular nimmt bewusst keine Dateien an, damit niemand ohne Bezug zu einem Vorgang etwas ablegen kann. Hochgeladene Dateien werden nicht öffentlich ausgeliefert, sondern nur an Sie und an das Unternehmen.
- Ihre Nachrichten an das Unternehmen und dessen Nachrichten an Sie werden zum Vorgang gespeichert. Interne Vermerke des Unternehmens bekommen Sie nicht zu sehen.
- Wird aus Ihrer Anfrage ein Auftrag, übernimmt das Unternehmen Ihre Angaben in seine Arbeitsstelle und legt Sie als Kunden an. Von da an gelten für diese Daten dieselben Regeln wie für alle übrigen Inhalte in der Anwendung.
- Der Versand der beiden E-Mails wird protokolliert – Empfänger, Betreff, Zeitpunkt und ob die Übergabe an den Mailserver geklappt hat –, damit sich später klären lässt, ob eine Nachricht unser Haus verlassen hat.
Hinweis für Unternehmen, die das Anfrageformular einsetzen: Sie sind für die Anfragen, die darüber eingehen, Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Nehmen Sie diese Verarbeitung in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten auf und ergänzen Sie Ihre eigene Datenschutzerklärung um den Knopf, den Sie auf Ihrer Website einbauen – dort erwartet ein Anfragender die Information zuerst. Löschen Sie Anfragen, aus denen kein Auftrag geworden ist, wenn Sie sie nicht mehr benötigen; das System löscht nichts von selbst.
15. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.
Stand: September 2026 · Fassung 1.3